1. Defina qué es un Programa de Gestión Documental
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad.
2. Cuáles son los objetivos de un Programa de Gestión Documental
OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
· Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
· Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
· Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
· Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
· Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
· Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos
· Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
· Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
3. Investigue cuáles son los procesos que se desarrollan en un Programa de Gestión Documental y defina cada uno:
Producción: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación , ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.
Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. 4. Defina Documento. Mencione dos ejemplos
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
EJEMPLO 1
EJEMPLO 1
INDUSTRIAS GARCÍA
NIT 587.3698.258-1
MEMORANDO
DC-06
Bogotá D.C., 19 de marzo de 2011
PARA: Pedro Vargas Gómez, Jefe de Personal
DE: Luis Soler Olarte, Director General
ASUNTO: Horarios adicionales
Con agrado lo saludo y le informo que debido a los continuos cortes de energía en la zona, nuestra línea de producción se ha disminuido, perjudicando el envío oportuno de los pedidos a nuestros clientes.
Por lo anterior, necesito su colaboración en la organización de horarios adicionales de trabajo, para nivelar la producción.
Agradezco su informe antes del 25 de marzo.
LUIS SOLER OLARTE
LUIS SOLER OLARTE
Transcriptora: Jessica Páez Quevedo
Calle 5A 49-58 Teléfono 548 98 78 Bogotá D.C., Colombia
EJEMPLO 2
ESCUELA DE SERVICIO
AL CLIENTE
NIT 258.179.357-1
UD-050
Bogotá D.C., 25 de marzo de 2011
EL COORDINADOR ACADÉMICO
CERTIFICA:
Que el señor JESÚS ARTURO RODRÍGUEZ, identificado con la cédula de ciudadanía 28.978.788 de Girardot, funcionario del Instituto Colombiano del Deporte, cursó y aprobó el Seminario de Servicio al cliente, dictado en las instalaciones de nuestra institución con una duración de 45 horas.
El horario que cumplió el señor Jesús Arturo Rodríguez, era los lunes, miércoles, y viernes desde las 14.00 hasta las 17:00 horas.
Este certificado se expide para trámites laborales.
MARCOS LEÓN VALENCIA
Transcriptora: Jessica Páez Quevedo
Carrera 90 45-23 Teléfono 432 76 54 Bogotá D.C., Colombia
1. Defina documento Archivístico. Menciones dos ejemplos
Documento archivístico: es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
2. Qué es Documento Electrónico.
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.
Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
3. Qué es Soporte Documental. Mencione dos ejemplos
Es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc.
