1. Defina qué es una Tabla de Retención Documental.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
2. Mencione cuál es su importancia.
Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
3. Investigue e interprete el Marco Jurídico de las TRD.
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su artículos 23° y 24° señala la obligatoriedad de elaborar y aplicar o adoptar las TRD para organizar los archivos de oficina todas las entidades públicas (concordado con ámbito de aplicación Art. 2°).
Las TRD son un instrumento de orden archivístico que se debe elaborar para guiar la correcta organización y disposición de los archivos de las entidades públicas, su definición y metodologías de elaboración y aplicación se encuentran consignadas en los Acuerdos 039 y 042 de 2002 expedidos por el Archivo General de la Nación. (Consejo Directivo). Norma reglamentaria de la Ley 594/00.
Archivo General de la Nación (AGN): Es el ente rector de la política archivística nacional de acuerdo con la Ley 80 de 1989 (Art. 2°), Ley 594 de 2000 (Art. 4° literal e) y Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación Art. 13° (Reglamento General de Archivos de Colombia).
4. Enumere las etapas para la elaboración de las TRD
- Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis de La informacion recolectada
3. Elaboración y representación de las tablas de retención.
Elaboración de TRD:
(Series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.
5. Consulte los conceptos de: Comité de Archivo, Archivo Total, Documento, Documento de archivo, Serie Documental, Tipo Documental
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple.
6. Indague y defina el Ciclo vital de los documentos: Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Permanente o Histórico.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
La teoría del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera vez por la Administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados a cabo por la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar solución al problema de la conservación de enormes masas de documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial. Dicho informe, publicado en 1949, fue difundido por Posner y Schellenberg; este último en su obra Archivos modernos. Principios y técnicas, publicada en 1956. Varios años más tarde, en 1962, la teoría del ciclo vital llegó a Europa.
Las tres edades y los dos valores
Según Schellenberg los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigación histórica. Archiveros como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otros introdujeron un valor que se puede denominar intermedio, en el que no prevalece ninguno de los valores anteriores:
Primera edad: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años.
Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Se conservan no más allá de cincuenta años.
Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva. Corresponde a los archivos históricos. La decisión de qué documentos administrativos se conservan corresponde a la Comisión Superior Calificadora de Documentos.
ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
7. Consulte y emita su concepto de Inventario documental, Cuadro de clasificación documental, Disposición final de los documentos: Conservación total, Eliminación, Selección, Microfilmación.
INVENTARIO DOCUMENTAL: es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan realizar una Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de Concentración de los expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica.
El tiempo que deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Trámite, se indica en el Catálogo de Disposición Documental, y la vigencia de este Inventario, es hasta que la documentación registrada en él, se encuentre en el Archivo de Concentración.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.
Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, adecuando a ella la producción documental anterior
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, adecuando a ella la producción documental anterior
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza.
La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.
CONSERVACIÓN TOTAL: Aquel documento que tiene valor permanente, es decir los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de los microfilmes, bandas sonoras y video gráficas, cintas magnéticas y otros más.
En relación con el soporte pape y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que presentan mayor garantía y durabilidad.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: La decisión de eliminar documentos , que es una actividad final señalada en las tablas de retención o valoración documental para aqueos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, si no está establecido por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminación debe realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
La eliminación debe formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos debe levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.
Debemos tener en cuenta los siguientes criterios para realizar la eliminación:
Criterios de procedencia y evidencia: Normalmente son más valiosos los documentos que proceden de una Institución que los de las instituciones delegadas o periféricas.
Criterios de contenido: Es mejor conservar los documentos que contienen información comprimida, es decir aquellos documentos cuyos datos esenciales se encuentran en otros documentos que los compilen, sobre todo si este último está impreso. En lo que respecta al papel, el reciclaje y el despedazamiento se impone a menos que se trate de documentos confidenciales.
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
• La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
• La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrada en otras series
• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total
• Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente, debe seleccionarse a través de muestreo
MICROFILMACIÓN: Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño. Una de sus primeras aplicaciones fue la fotografía de cheques de banco en la década de 1920. En la actualidad, esta técnica se utiliza para almacenar información que de otro modo necesitaría mucho espacio. Por ejemplo, los periódicos y las revistas se fotografían en una pequeña película que puede visionarse con proyectores provistos de sistemas que permiten encontrar con rapidez las páginas deseadas. Otra aplicación es la microficha, un tipo de película de 10 × 15 cm en la cual se pueden almacenar hasta 70 fotogramas correspondientes a otras tantas páginas de texto. Cada fotograma puede observarse individualmente en un proyector. Este sistema hace posible almacenar el catálogo total de una biblioteca en un número reducido de microfichas.
