ORGANIZACIÓN POR ORDEN ALFABÉTICO: Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Viene hacer la asociación de las letras desde la A hasta la Z.
Nombres de Individuos
Ejemplo: Ruth Zoraida Páez
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Páez | Ruth | Zoraida |
Ejemplo: Juan José Páez
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Páez | José | Juan |
Apellidos Compuestos
Ejemplo: Jaime de la Torre
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
De la Torre, | Jaime |
Mujeres casadas
Nombre de Soltera | Nombre del Esposo | 1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Ana M. Araujo | Pedro León | Araujo (de) León | Ana | M. |
Casas comerciales que contienen el nombre de individuos
Ejemplo: Farmacia Luís Marín
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Marín, | Luís, | Farmacia |
Firmas comerciales
Ejemplo: Farmacia Junín
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Farmacia | Junín |
Títulos y tratamientos
Ejemplo: Dra. Rosa Lozada
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Lozada | Rosa (Dra) |
Bancos
Ejemplo: Banco Provincial Agencia Maturín
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
Banco | Provincial | Maturín |
SISTEMA NUMÉRICO
Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado.
Viene hacer la asociación de los números, se ubica por los primeros.
Ejemplos
Factura Nº 159
Factura Nº 160
1ª Unidad | 2ª Unidad | 3ª Unidad |
25 | Torre | José |
Clasificación cronológica
El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.
Número Consecutivo
Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificación de expedientes. (conjunto de documentos que tienen relación entre sí.
Clasificación numérica terminal
Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificación por el último dígito. Consiste en utilizar para su clasificación el número de expediente al revés.
Clasificación Numérica en Serie
Es una variante del numérico tradicional. Consiste en asignar los números de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas empezarán por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3.
Clasificación Decimal Numérico En Código
Consiste en asignar a los documentos categorías y subcategorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después se expresará en forma de número. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un código universal que distribuye las materias en tres niveles.
Clasificación alfanumérica
Se basa en una combinación de letras y números. Por ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras… Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices que sirven de referencia. Al tomar como referencia la primera parte de la clave tendremos que:
Si es A-25 primero ordenar alfabéticamente Si es 25-A el criterio será numérico.SISTEMA POR ASUNTOS
El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos.
Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.
Es el más usado en las oficinas públicas, ya que disponen de secciones y departamentos exclusivos para archivar todo tipo de correspondencias
SISTEMA CRONOLÓGICO:
Se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle.
Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se colocará por delante del resto de las poblaciones.
1. En la Unidad de Correspondencia de una empresa consulte e indague sobre: concepto, objetivos, misión, funciones, servicios que presta. Normas internas (manuales de procedimiento y legislación vigente para el recibo y despacho de documentos.
Concepto: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Funciones de la Unidad de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
MISIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas
FUNCIONES OPERATIVAS
Control de Ingreso de la Documentación.
Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
Conservación.
Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
Digitalización de los Documentos.
Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico
la unidad de correspondencia tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz. Contribuirá a agilizar los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia
tiene por objetivo principal llevar los procedimientos adecuados para el desarrollo de la gestión documental. contar con el personal adecuado para permitir recibir, enviar controlar oportunamente el trámite de comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería Interna y externa, fax, correo electrónico, etc...
NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
Correspondencia recibida
· Registra y radica correspondencia.
· Organiza la correspondencia por dependencias.
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo
Correspondencia enviada
· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.
· Controla registrando en el formato de control.
· Radica y registra en formato de control
· Organiza la dependencia por dependencias
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo
- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.
labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.
1. Sistema automático de trámites - radicación externa
El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.
2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.
MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
Concepto del Manual de Correspondencia y Archivo
Objetivos
Características Generales
Secretaría
General, Comité de Archivo, Grupo de Publicaciones, Biblioteca, Archivo y
Correspondencia, Area de Archivo y Grupo de Trabajo.
Secretaría General
Orienta el diseño e implementación de normas y procedimientos para el sistema de la
administración documental y la memoria institucional.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4
del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.
Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos, según lo establecido en el articulo 19 del Reglamento General de
Archivos del Archivo General de la Nación.
Las funciones del comité de archivo son las siguientes:
• definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos;
• fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo
y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información
archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de
archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de
archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la
información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento;
• capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con
lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas
pertinentes;
• hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la
información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las
dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas
por el Comité;
• sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los
cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como
soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;
• proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental,
TRD, para la institución las veces que sean requeridas;
• recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que
se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité;
• proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el
establecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto;
• definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión
ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité,
y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine
el Comité por convocatoria del secretario técnico;
• las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.
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El Comité de Archivo estará conformado, por las siguientes personas:
1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado;
3. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado;
4. El responsable del Area de Archivo, o su delegado quien actuará como secretario;
5. Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar
elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.
Grupo de Trabajo
Creado con el fin de dar apoyo a la Secretaría General en los asuntos relacionados con el
ajuste, actualización y aplicación de la Tabla de Retención Documental y los archivos de
Gestión de todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud.
Funciones del Área de Archivo y Correspondencia
Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la
conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la
entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y
pautas fijadas por el Archivo General de la Nación.
• dirigir y controlar la gestión del área;
• proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para
presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comité de Archivo, de acuerdo con los
criterios de la tabla de retención documental;
• proponer el plan para la conservación de documentos;
• rendir y evaluar el informe de atención al público, actividades programas y proyectos
desarrollados durante el período ante el superior inmediato y proponer mecanismos
para optimizar esta labor;
• proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área;
• sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia,
conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e histórico y verificar
su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas
legales;
• responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histórico;
• proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de
los archivos central e histórico;
• recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias;
• revisar los listados enviados por las dependencias;
• organizar los archivos por años y por dependencia;
• facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico;
• proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar
las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y
programas del Instituto;
• rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y
proyectos desarrollados durante el período;
• hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo
a su superior inmediato;
• administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el
cumplimiento de sus funciones y
9
• las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución
interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por el Instituto Nacional de
Salud y la administración del sistema de correo.
Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
• conocer las actividades del Instituto, los servicios que presta y los funcionarios
encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta
distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el
destinatario;
• conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes
documentos;
• clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución;
• poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las
comunicaciones del Instituto;
• no tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como
anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general,
todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen del Instituto;
• hacer el seguimiento a las comunicaciones del Instituto e informar sobre
documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los
responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas del
Instituto, y
• tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
positiva del Instituto.
Misión y ética del responsable del Área de Archivo y Correspondencia
1. Protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan
fiel testimonio del pasado.
2. De acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el
material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental,
manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
3. Evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
4. Garantizará el continuo acceso y legibilidad de los documentos.
5. Registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene
a su cargo.
6. Promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos
los usuarios de manera imparcial.
7. Respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del
marco de la legislación vigente.
8. No deberá utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la información
documental.
9. Trabajará conjuntamente con los funcionarios de otras áreas para promover la
conservación y la utilización de la herencia documental de la entidad.
Elementos que componen el manual (Introducción, estructura orgánica, conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad; definiciones, información sobre los niveles jerárquicos; procedimiento para el recibo, registro y distribución de la correspondencia interna y externa; controles de respuesta y procesos de despacho; manejo, uso y control de los documentos y el fax institucional; definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa ejemplo: Archivo Central, de Gestión, Satélites, Semiactivo, Permanente, etc; definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos y de los medios reprográficos -fotocopiadora y otros- definición de los tiempos de conservación de los documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos; metodologías y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo; Metodologías y procedimientos para la realización y anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el Manual).
Diseño de las diferentes planillas y formatos requeridos para el registro de correspondencia, recibida, enviada, relación de préstamos, recordatorios, ficha de afuera,
1. Manual de archivo y correspondencia:
•
Introducción: es la parte en la cual se indica en forma general la razón de ser del manual que es unificar conceptos e implementación de todos los procesos de gestión documental.
•
Objetivos: allí se resumen los fines que persigue y se dividen estos en objetivos específicos y generales. Se habla que enfoques y que necesidades v a suplir la creación y la implementación del manual en toda la entidad.
•
Marco legal: aquí se hace relación de manera de una cita bibliográfica cada una de las normas que aplican actualmente para el archivo total, puesto que a partir de ellas se empieza la creación del manual.
•
Estructura orgánica de la entidad: en lo posible se debe tener y brindar una información global sobre la entidad, en su organigrama y manual de funciones específico o general.
•
Conceptos e importancia: allí se deben plasmar conceptos que se manejen dentro de la realización de este manual esto se debe hacer en forma de glosario archivístico.
•
Tablas de retención documental: estas tablas son la base para las transferencias documentales entre los archivos y además influyen mucho en el archivo de gestión y mas específicamente en la unidad de correspondencia; por eso es fundamental explicar como se deben de hacer, aplicar y sobretodo controlar.
•
Procesos de un manual o programa de gestión documental: en esta parte se nombran los procesos que implementa y trabaja un PGD (producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.) en el proceso que se le va a dar
importancia en este taller va ha ser al de recepción y distribución
documental.
Manual de procesos y procedimientos para el manejo de
correspondencia
El área de Archivo y Correspondencia esta encargada de custodiar, organizar, actualizar y suministrar la información de una manera oportuna y eficaz a las diferentes áreas del Instituto.
Además está encargada de Coordinar las labores Correspondencia en
general.
2. ALCANCE
En está área se adelantan los procesos de clasificación, organización, actualización, y conservación de los documentos, tanto administrativos como misionales. Y la aplicación de Tablas de Retención Documental. Y Administra el archivo central del instituto.
También adelanta los procesos de distribución y control de correspondencia,
tanto interna como externa.
3. BASE LEGAL
Ley 594 de 2000. (Ley general de Archivos).
Constitución Política de 1991
NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística
.Ley 4 de 1913 Obligación de recibir los archivos por inventario y arreglarlos
convenientemente de
acuerdo al tiempo en que funcionen
Ley 57 de 1985
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
Resolución No. 79 de 2005 Por la cual se adopta el manual de archivo del
Instituto para la
Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico.
Resolución No. 133 de 2004 Por la cual se adopta el manual de
Correspondencia del Instituto
para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico.
4. DEFINICIONES
PARA ARCHIVO
Administración de Archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
Almacenamiento de Documentos: Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo del Orden Distrital: Integrados por fondos documentales de los
organismos del orden Distrital y aquellos que recibe en custodia
Plan de gestión documental
El PGD se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida por la Universidad de La Salle en ejercicio de sus funciones.
Objetivos de Programa de Gestión Documental-P.G.D.
• Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior
de la Universidad.
• Normalizar y racionalizar la producción documental.
• Optimizar los recursos disponibles.
• Agilizar los procesos.
• Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y
eficaz.
2. Normas legales para clasificación y despacho de documentos
Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación
privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y
uso de sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
En la parte del manual donde esta especificado la recepción de documentos
se debe especificar:
Los procedimientos para el recibo, registro, radicación y distribución de los documentos a partir de la unida de correspondencia que recibe y envía documentos oficiales y no oficiales. Básicamente aquí se habla de las actividades que se deben desarrollar en esta unidad estas actividades son:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación
del
consecutivo
de
comunicaciones
oficiales
despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
3. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
4. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
5. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,
correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
Lo anteriormente nombrado, son las actividades principales que se cumplen o ejecutan en la unidad de correspondencia y son las que necesariamente se deben cumplir, además de nombrar ciertos requisitos esenciales para el desarrollo de estasacti vi dades:
Manejo y uso del control del fax: definición de la legalidad o no de los
documentos recibidos por este medio
Definición del procedimiento para el control y préstamo de documentos en
diferentes medios y soportes
Definición de procesos reprográficos y papelería usada para la
conservación de documentos, legajos carpetas, ETC…
Metodologías y procedimientos para la realización y publicación del manual
de correspondencia y de archivo.
Anexos de formatos de papelería y utilizada para los proceso contenidos en
el manual.
