Actividad 7

1.     Defina en qué consiste el proceso de Recepción de Documentos

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:


*       Definición de medios de recepción
*       Recibo de documentos oficiales
*       Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
*       Constancia de recibo
*       Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
*       Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

*       Asignación de consecutivo, fecha y hora
*       Impresión de rótulo de radicación
*       Relación entre los documentos recibidos y enviados
*       Registro impreso de planillas de radicación y control
*       Elaboración de estadísticas

Consulte el tema sistemas de organización de archivos por orden alfabético, por asuntos, numéricos y geográficos,  presente los respectivos ejemplos.