1. Defina en qué consiste el proceso de Recepción de Documentos
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
* Definición de medios de recepción
* Recibo de documentos oficiales
* Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
* Constancia de recibo
* Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
* Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
* Asignación de consecutivo, fecha y hora
* Impresión de rótulo de radicación
* Relación entre los documentos recibidos y enviados
* Registro impreso de planillas de radicación y control
* Elaboración de estadísticas
Consulte el tema sistemas de organización de archivos por orden alfabético, por asuntos, numéricos y geográficos, presente los respectivos ejemplos.